Hvert år skal veterantogsorganisationernes sikkerhedsansvarlige indberette oplysninger omkring ulykker og forløbere til ulykker til styrelsen samt en årlig rapport om status og fremtidsplaner.
Indberetning af hændelser
Hvert år den 1. marts skal veterantogsorganisationerne indberette data vedrørende ulykker og forløbere til ulykker til styrelsen.
Trafikstyrelsen anvender oplysningerne til at drive og vedligeholde en hændelsesdatabase, som gør det muligt løbende at vurdere, om sikkerheden opretholdes i forbindelse med jernbanedriften.
Indberetningen skal foregå ved at registrere i en sikkerhedsdatabase virksomhederne får tilsendt fra Trafikstyrelsen, og anvende den indbyggede eksportfunktion. Veteranbaner kan alternativt vælge at udfylde og indsende en blanket med de relevante oplysninger.
Årsrapport
På samme vis som Trafikstyrelsens tilsynsførende skal fremsende en årlig tilsynsrapport til den sikkerhedsansvarlige i organisationen, så skal den sikkerhedsansvarlige også udarbejde en samlet rapport om hvorvidt organisationen opfylder kravene i veteranbanebekendtgørelserne.
Senest den 1. marts hvert år skal rapporten være sendt til nedenstående mailadresse.
I Veteranbanebekendtgørelsernes bilag 4 ses de minimumskrav der er til indholdet i rapporten. Styrelsen har i den forbindelse udarbejdet en skabelon, som den sikkerhedsansvarlige kan benytte.
Desuden har styrelsen udarbejdet en ”vejledning om årlig rapport”, som beskriver formålet og krav til den sikkerhedsansvarliges årlige rapport.